1.1

Med stöd av § 4 i Statuter för Svenskt Vapenregister har styrelsen för Svenska Heraldiska Föreningen beslutat anta denna arbetsordning för Svenska Vapenkollegiet.

1.2

All vapenkollegiets verksamhet skall ske i enlighet med Statuterna för Svenskt Vapenregister och i enlighet med god heraldisk sed.

2.1

Den som vill ha ett vapen, som hon eller han är berättigad att föra, infört i Svenskt Vapenregister, lämnar en ansökan till vapenkollegiet. Ansökan skall vara skriftlig. Med ”vapen” avses här och fortsättningsvis sköld, hjälmtäcke och hjälmprydnad.

2.2

Ansökan skall innehålla:

• Sökandens namn, personnummer eller organisationsnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer.
• Blasonering av vapnets sköld, hjälmtäcke och hjälmprydnad.
• En enkel skiss som visar hur vapnet ser ut.
• Om sökanden själv har antagit vapnet: Datum för antagande.
• Om sökanden härleder rätt till vapnet från annan: När den personen antog vapnet och vilken släktskap som finns mellan personerna.
• Uppgift om äldste kände agnatiske stamfader.
• Eventuella medgivanden till andra att föra samma vapen: Namn på den som lämnat medgivandet och vilka personer eller släktgrenar detta avser.
• Ett medgivande av sökanden att hans eller hennes personuppgifter behandlas, kan offentliggöras och föras över till tredje land (jfr personuppgiftslagen 1998:204).

Vapenkollegiet kan vid behov be om kompletterande uppgifter.

2.3

Ansökan ges ett nummer: Årtal - löpnummer.

2.4

Om ansökan är ofullständig skall sökanden ges en viss tid att komplettera den. Om komplettering inte inkommer eller ansökan fortfarande är ofullständig avvisas den. Detta hindrar inte sökanden att på nytt ansöka senare.

2.5

Om ansökan inte avvisas, kan den tas upp till granskning. Granskning sker först efter det att sökanden betalat granskningsavgift.

3.1

Vapenkollegiets granskning av vapnets självständighet enligt § 12 (b) i statuterna innebär att det granskas gentemot i Norden förekommande vapen, välkända europeiska vapen och statsvapen, som publicerats eller på annat sätt kommit till vapenkollegiets kännedom.

3.2

Om sökanden gör gällande att hon eller han härleder rätt till vapnet från annan omfattar granskningen att vapenrätten är härledd på ett sätt som överensstämmer med god heraldisk sed.

3.3

Om granskningen inte ger anledning till erinran, meddelar vapenkollegiet ett preliminärt godkännande.

3.4

Om granskningen leder till att vapnet inte kan godkännas, meddelar vapenkollegiet ett motiverat avslag.

4.1

För sökande som vill fullfölja förfarandet kungörs preliminärt godkända vapen i Vapenbilden och på vapenkollegiets hemsida med angivande av namn, ansökningsnummer samt blasonering av sköld, hjälmtäcke och hjälmprydnad. Texten åtföljs av bild på vapnet.

4.2

Vid publiceringen uppmanas den som vill anföra att det finns skäl att avslå registrering att skriftligen anmäla detta till vapenkollegiet senast ett visst datum. Invändningen kan röra vapnets komposition, dess självständighet eller sökandens rätt till det.

4.3

Vapenkollegiet tar ställning till om invändningarna är hållbara. Om det anses behövligt kan sökanden få yttra sig över invändningen.

4.4

Om vapenkollegiet vid sin andra granskning finner att vapnet inte kan godkännas, meddelar vapenkollegiet ett motiverat avslag.

4.5

Om nationalkommitténs yttrande enligt § 14 i statuterna leder till att vapnet inte kan godkännas, meddelar vapenkollegiet ett motiverat avslag.

4.6

Slutligt godkända vapen kungörs i Vapenbilden och på vapenkollegiets hemsida och förs in i Svenskt Vapenregister.

4.7

Kungörelse i Vapenbilden enligt p. 4.6 omfattar endast namn, ansökningsnummer och registreringsnummer, åtföljt av hänvisning till den sida i Vapenbilden där preliminärt godkännande kungjorts. På hemsidan kopplas kungörelsen av det slutliga godkännandet till kungörelsen av det preliminära godkännandet.

5.1

Granskning och kungörelser sker i två årliga cykler enligt följande tidsplan.

5.2

Vid behov kan angivna tider modifieras.

6.1

Den som betalat granskningsavgift och fått sin ansökan om registrering av ett vapen slutligt godkänd får ett registerintyg om att vapnet registrerats för honom eller henne.

6.2

Var och en som enligt vapenkollegiets bedömning har rätt att föra ett i registret intaget vapen har, efter erläggande av granskningsavgift, rätt att få ett intyg om detta. Granskningen skall i detta fall endast avse om sökanden har rätt att föra vapnet. Om det anses behövligt kan den som har registrerat vapnet eller annan rättighetshavare till detsamma få yttra sig över ansökan. Om kollegiet anser det erforderligt, har kollegiet rätt att begära att nationalkommittén yttrar sig i ärendet. Avslag skall motiveras.

6.3

Ett registerintyg skall formuleras på följande sätt:
 
”Svenskt Vapenregister är en del av Svenska Heraldiska Föreningen och det drivs i samverkan med Svenska Nationalkommittén för Genealogi och Heraldik och med delaktighet av Heraldiska Samfundet. Svenska Vapenkollegiet, som ansvarar för administration och drift av vapenregistret, är en arbetsgrupp inom Svenska Heraldiska Föreningen och dess arbetsordning antas av föreningens styrelse.
 
Efter Svenska Nationalkommitténs för Genealogi och Heraldik bekräftelse den [datum] har Svenska Vapenkollegiet i Svenskt Vapenregister den [datum], med registernummer [SV-XXX], intagit följande vapen: Sköld: [blasonering av skölden]. Hjälmtäcke: [blasonering av hjälmtäcket]. Hjälmprydnad: [blasonering av hjälmprydnaden]. Vapnet är offentliggjort och granskat i enlighet med föreskrifterna i Statuter för Svenskt Vapenregister och Arbetsordning för Svenska Vapenkollegiet. Utifrån den beskrivning av vapnet som anges här bedömer vapenkollegiet att vapnet följer god heraldisk sed, att vapnet är självständigt i förhållande till andra vapen, och att [N.N.] har rätt att föra vapnet."
 
I fallet med ett på p. 6.2 grundat utfärdande modifieras andra stycket till:
 
”Följande vapen finns med registernummer [SV-XXX] infört i Svenskt Vapenregister: Sköld: [blasonering av skölden]. Hjälmtäcke: [blasonering av hjälmtäcket]. Hjälmprydnad: [blasonering av hjälmprydnaden]. Vapnet intogs i registret efter Svenska Nationalkommitténs för Genealogi och Heraldik bekräftelse den [datum] och efter Svenska Vapenkollegiet beslut den [datum]. Vapnet är offentliggjort och granskat i enlighet med föreskrifterna i Statuter för Svenskt Vapenregister och Arbetsordning för Svenska Vapenkollegiet. Utifrån den beskrivning av vapnet som anges här har vapenkollegiet vid registreringen bedömt att vapnet följer god heraldisk sed, att vapnet är självständigt i förhållande till andra vapen, och att sökanden [N.N.] har rätt att föra vapnet. Vid en efterföljande särskild granskning har Svenska Vapenkollegiet den [datum] bedömt att [N.N.] tillika har rätt att föra vapnet."

6.4

Om omständigheterna så kräver, får de i p. 6.3 angivna formuleringarna jämkas.

6.5

I registerintyget skall namnen på de ledamöter som deltagit i beslutet anges. Intyget skall vara försett med vapenkollegiets sigill och minst en ledamots underskrift.

7.1

Avvisningsbeslut kan i enkla fall meddelas av en av kollegiet inom sig utsedd ledamot.

7.2

Beslut om avslag, preliminärt godkännande och slutligt godkännande meddelas av kollegiet i plenum eller efter cirkulation mellan kollegiets samtliga ledamöter.

7.3

Vid oenighet fattas beslut med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Vid förfall för ordföranden har den av återstående ledamöter utsedde för ärendet fungerande ordföranden utslagsröst.

7.4

Om en ledamot har eget intresse i ett ärende, har konsulterats i ärendet i annan egenskap än som ledamot i vapenkollegiet eller på annat sätt är förhindrad att behandla saken oberoende och opartiskt får hon eller han inte delta i handläggning eller beslut i ärendet.

7.5

Vapenkollegiet får besluta en ordning för hur ärendena praktiskt skall hanteras inom kollegiet.

8.1

I Svenskt Vapenregister numreras vapnen löpande: SV - Löpnummer. För varje vapen antecknas registernummer, namn, blasonering, bild på skölden och hjälmprydnaden, datum för beslut och deltagare i beslut samt uppgift om nummer och sida i Vapenbilden där publicering skett antecknas. Till anteckningen fogas ansökan och övriga handlingar, liksom kopia av utfärdade registerintyg.

8.2

För att sammanställa och till Vapenbildens redaktör respektive till Svenska Heraldiska Föreningens webbredaktör överlämna färdigredigerade kungörelser har vapenkollegiet att inom eller utom sin krets utse en redaktör.

8.3

Vapenkollegiets kungörelser i Vapenbilden skall omfatta hela multiplar av fyra sidor (4, 8, 12, 16 etc.), som trycks med egen paginering och placeras i tidskriftens mittuppslag. Svenska Heraldiska Föreningens styrelse beslutar efter vapenkollegiets äskande om sidoomfånget.

8.4

Motiveringar enligt § 18 i statuterna publiceras i Vapenbilden, om möjligt utan angivande av personuppgifter.

8.5

De enligt p. 4.6 kungjorda vapnen förs också in i Svenska Heraldiska Föreningens databas Heraldiska Källan.

9.1

Granskningsavgiften är 300 kr.